Pour prendre une nouvelle réservation depuis Guestonline ordinateur vous pouvez le faire depuis votre tableau de bord, votre cahier de réservations ou votre plan de salle, le bouton prendre une réservation se situe au même endroit sur ces 3 pages, en haut à droite.
- Sélectionnez la date dans le calendrier, par défaut il s’agit de la date du jour
- Choisissez un de vos services puis l’heure désirée. Vous pouvez également saisir manuellement un horaire hors service en bout de ligne (avec un accès manager uniquement) : votre réservation apparaîtra hors service sur votre cahier de réservations et dans votre tableau de bord
Astuce : si le service est complet, l’information vous sera notifiée. Mais vous pourrez quand même saisir une réservation sauf si l’option blocage de réservations est activée et que vous êtes connecté sous un accès employé
- Renseignez le nombre de couverts (Vous pouvez également saisir directement le nombre de couverts en bout de ligne)
Astuce : si vous saisissez plus de couverts que le nombre encore disponibles sur le service, vous obtiendrez un message d’alerte
- Vous pouvez saisir une note interne, qui portera sur la réservation, dans le champ note (facultatif)
- Si vous le souhaitez, vous pouvez d'ores et déjà attribuer une table à la réservation en cliquant sur l'icône tables (facultatif)
- Renseignez les informations de votre client. Vous pouvez indiquer ici son nom, prénom, email, société ou téléphone portable/fixe
- Votre client est déjà venu et existe dans votre base de données : sélectionnez le dans la liste qui s’affiche en dessous :
- Votre client n’est jamais venu et il n’apparaît pas sur la liste en dessous : créez un nouveau contact
- en mode rapide : après avoir renseigné les informations dont vous disposez et sans vouloir apporter d'informations particulières (type allergie, adresse, groupe de contacts, etc) : cliquez sur la touche Entrée
- en mode avancé : après avoir renseigné les informations dont vous disposez, cliquez sur ajouter un nouveau contact. Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir et vous pourrez y saisir plus d'informations :
- en mode rapide : après avoir renseigné les informations dont vous disposez et sans vouloir apporter d'informations particulières (type allergie, adresse, groupe de contacts, etc) : cliquez sur la touche Entrée
- Complétez la fiche client avec les informations dont vous disposez
- puis enregistrez
- Mot clé : Vous pouvez renseigner un mot clé : La liste contient des mots clés par défaut mais vous pouvez en ajouter. Ils vous permettent d'ajouter une étiquette sur la réservation, de manière ponctuelle, pour notifier clairement une préférence du client (Bébé, anniversaire,...)
- Prescripteur : Vous pouvez également renseigner un prescripteur. Il s'agit de la personne ou de l'établissement qui a préconisé votre établissement au client. Pour créer un prescripteur : Créer une fiche contact (dans le menu contacts) et assigner lui le groupe prescripteur. Il apparaîtra alors dans cette liste
- Toutes les informations nécessaires à la création de la réservation sont renseignées, vous pouvez prendre la réservation
- Les réservations que vous créez vous-même se distinguent par le logo téléphone sur votre cahier de réservations
Voici votre réservation saisie et ses détails :
Vous souhaitez récupérer efficacement des adresses e-mails pour enrichir votre base de données et faire des campagnes emailing : proposez au client de lui envoyer une confirmation par email.Pour cela, renseignez son email, cochez la case accepte les campagnes email, puis cochez notification > email en choisissant la langue de votre client. L’envoi est gratuit et votre client reçoit une confirmation.
Vous pouvez également lui envoyer une notification par sms si vous avez activé l'option.
Mise à jour 01/04/2020