Que vous soyez complets, que vous n'ayez plus de grandes tables disponibles ou pour toute autre raison, vous pouvez avoir besoin de saisir des réservations sur liste d'attente.
Sur Guestonline, vous pouvez indépendamment activer la liste d'attente pour le module et/ou pour la réservation téléphonique.
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Configuration requiseCette fonctionnalité comprise uniquement dans notre offre Dégustation 2018 (et supérieurs) est activable depuis le menu Réglages>Configuration du restaurant
- Autoriser les réservations restaurant sur liste d'attente : concerne les réservations prises par téléphone
- Autoriser les réservations en attente sur le module : concerne les réservations sur le module de réservation Guestonline
- Nombre de réservations maximum en liste d'attente par service : permet de limiter, par service, le nombre de réservations en liste d'attente (téléphoniques + en ligne confondues). Ceci s'appliquera sur les futurs services créés. Vous définissez ici un nombre par défaut, qui peut être modifié ensuite par service, depuis le menu Réglages>Ouvertures.
Pour modifier les services existants, utilisez la fonctionnalité Modifications rapides.
- Message en cas de réservation sur liste d'attente : lorsque votre client réserve en ligne, ce message s'affiche à la place du message restaurant (onglet Restaurant dans les réglages). Si vous ne définissez aucun message, il sera par défaut :
Le service étant complet, votre réservation sera en liste d’attente :
Vous serez informé si une table se libère
- Enregistrez en bas de page
- Vous êtes maintenant en mesure de pouvoir saisir des réservations téléphoniques et/ou en ligne sur liste d'attente
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Fonctionnement
I/ Via la réservation téléphonique (ou manuelle) :
- Remplissez les champs obligatoires comme d'habitude, puis ajoutez à la file d'attente. Votre réservation sera automatiquement classée dans la liste, qui respecte l'ordre chronologique de création de la réservation. (Ainsi, les réservations les plus anciennes seront en haut de la liste). Le classement n'est pas modifiable.
Si vous disposez de l'e-mail du client, n'oubliez pas de cocher la case Email (sous notification) afin qu'il reçoive une confirmation.
- Une fois la réservation saisie elle apparaîtra en bas du service concerné avec un fond grisé
- Des tables se libèrent, vous souhaitez confirmer la réservation. Cliquez sur la roulette en bout de ligne puis valider la réservation en attente (ou l'annuler si besoin est).
- La réservation va naturellement s'ajouter à votre cahier de réservations, avec les réservations déjà saisies. Le compteur de couverts et nombre de réservations se met à jour.
Si vous êtes en mode gestion par la table, si vous validez la réservation depuis le back office, une table sera automatiquement affectée (d'après la priorité d'auto-assignation que vous avez définie).
Les emails reçus par vos clients :
- Votre client reçoit une confirmation par email d'ajout à votre liste d'attente, si vous avez bien renseigné à la création de la réservation son email et coché la case Notifications > Email. Il pourra également consulter sa position dans la liste.
- Quand vous acceptez la réservation en attente votre client recevra également une confirmation
- Si vous refusez/annulez la réservation sur liste d'attente votre client recevra cet email (vous pouvez personnaliser le message du restaurant)
II/ via la réservation en ligne (module de réservation)
Une fois votre service complet, la liste d'attente s'active. La limitation que vous avez indiqué va comptabiliser les réservations en ligne et les réservations téléphoniques.
Quand votre service est complet (= il ne reste pas de couverts disponibles, mais vous n'avez pas noté complet avec 
sur le tableau de bord), et si la liste est encore disponible, cela sera symbolisé ainsi sur le module (point rouge et légende) :
- À la sélection, le client obtient ensuite votre message défini pour la liste d'attente :
- Il renseigne ses coordonnées, et obtient ce message d'attente avec sa position sur la liste d'attente :
en anglais :
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Les mails reçus par le client
sont identiques à ceux de la réservation téléphonique.
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Bon à savoir
- Si vous êtes en mode de gestion par la table, lorsque vous allez confirmer votre réservation en liste d'attente, elle va s'auto affecter à une table, selon l'ordre de priorité défini (si existant). La table sera également déduite du tableau de comptage des tables.
- Vous avez la possibilité, côté cahier de réservations OU plan de salle, de filtrer vos réservations sur liste, en cliquant sur l'indication à côté du nom du service
Via la version ordinateur :
Via l'application Faro (iPad) :
Une fois la réservation sur liste d'attente confirmée, vous pouvez la modifier mais il n'est pas possible de la repasser sur liste d'attente.
Mise à jour 21/11/2022