Le contexte sanitaire impose aux restaurateurs de nouvelles normes sanitaires d’ouverture sous la forme d'un cahier de rappel. Selon la CNIL, "ce cahier est destiné à collecter les coordonnées des clients présents dans le restaurant, la cafétéria ou l’établissement de restauration rapide, afin de les tenir à disposition des autorités de sanitaires en cas de contamination de l’un des clients." Toutes les données sont stockées et sécurisées pendant 14 jours (RGPD).
Guestonline a donc développé une nouvelle fonctionnalité afin de faciliter la collecte d'informations de vos clients.
Informations
Cette fonctionnalité est incluse dans les licences Saveurs et Dégustation.
Si vous n'êtes pas encore client, Il vous est possible de souscrire une licence "Cahier de rappel" pour 30€ HT par mois.
Cette fonctionnalité est disponible à ce jour uniquement sur Guestonline Web (ordinateur). Elle sera prochainement disponible sur l'application mobile et l'application Faro sur IPAD.
Elle vous permet de collecter les coordonnées de vos clients dans le cadre du cahier de rappel : le client renseigne lui-même ses coordonnées ou vous les renseignez pour lui.
Activation
Depuis Guestonline ordinateur, cliquez sur Réglages > Configuration du restaurant : cochez la case :
Dans le cas d'une réservation téléphonique :
- Cliquer en haut à droite sur "prendre une réservation"
- Renseigner les champs habituels
Cocher "email" ou "SMS" dans la partie notification afin d'envoyer à vos clients le formulaire de saisie de ses coordonnées
Les cases "email" et "SMS" ne peuvent être cochées que si l'information est renseignée sur la fiche client.
Les SMS sont activables dans l'onglet "configuration du restaurant".
Les emails sont gratuits, les SMS sont facturés au tarif en vigueur.
Votre client ayant réservé par téléphone ou en ligne reçoit un email ou un SMS de confirmation habituel avec l'ajout d'un nouveau bouton "Renseigner le cahier de rappel".
- En appuyant sur le bouton "Renseigner le cahier de rappel", vos clients sont redirigés vers une nouvelle page leur permettant d'ajouter leurs coordonnées. Si la réservation est composée de plusieurs personnes, vos clients devront appuyer de nouveau sur "ajouter" pour renseigner les coordonnés des autres personnes.
- SMS de confirmation :
Une fois que toutes les informations sont renseignées (autant de coordonnées que de convives), le bouton "ajouter" disparaît :
A l'arrivée du client dans votre restaurant
Comment ces informations sont-elles visibles dans votre compte ?
- Les coordonnées de vos clients seront disponibles sur l'onglet "Cahier de Réservation"
et seront identifiables par un logo avec un masque.
- Le logo "coche verte" indique que toutes les coordonnées des personnes d'une même réservation ont été ajoutées. Le logo rouge "en croix" indique que certaines coordonnées sont manquantes.
- Afin d'ajouter des coordonnées lorsque que le client arrive en salle vous disposez de deux solutions :
1) Ajouter des convives en cliquant sur le logo : une fenêtre s'ouvre, renseignez les informations de chaque convive puis "ajouter" pour passer au suivant.
2) Transférer de nouveau le mail de confirmation à vos clients et leur demander de compléter leurs informations
Exemple de cahier de réservation avec plusieurs réservations, informations cahier de rappel complètes ou incomplètes :
Les données sont conservées de manière sécurisée. Vous avez la possibilité de nous demander d'exporter la liste de vos convives de chacune de vos tables en cas de détection COVID en écrivant au service support (support@guestonline.io). Par la suite, nous transmettrons les informations aux autorités compétentes.
Vous pouvez trouver davantage d'information sur : https://www.guestonline.io/cahier-de-rappel-restaurant/.
Mise à jour le 09/10/2020