Votre client réserve par téléphone, sur un service nécessitant la demande d'un acompte ou d'une garantie bancaire.
En accord avec la réglementation RGPD, entrée en vigueur le 25 mai 2018, vos clients doivent renseigner eux-mêmes leur numéro de carte bancaire, pour toute réservation prise par téléphone par vos soins et soumise à acompte/garantie bancaire.
- sur votre fenêtre de prise de réservation, après avoir sélectionné la date/heure/nombre de couverts, le champ pour renseigner l'acompte ou la garantie s'affiche : saisissez une adresse e-mail ou un numéro de portable pour envoyer à votre client la demande
- Si votre fiche client a un e-mail ou un numéro de téléphone portable renseigné, ce champ sera automatiquement pré-renseigné avec les informations de sa fiche client
Astuce : l'e-mail ou le portable peuvent être différents des informations de sa fiche contact
- Le client reçoit un e-mail
- Ou un SMS
Attention : les sms sont facturés en plus de votre abonnement, les tarifs sont consultables ici
- Le restaurateur reçoit ce mail
- Sur votre cahier de réservations / plan de salle, la réservation présente un statut en attente d'informations bancaires (logo billet + point d'interrogation)
- Une fois que le client a renseigné son numéro de carte, la réservation est validée : son statut devient en attente d'arrivée du client sur le cahier de réservations
- Vous recevez un e-mail de confirmation ainsi que votre client
Astuce : Vous pouvez valider la réservation vous même - sans carte bancaire - en cliquant sur la roulette > valider la réservation en attente
- Une fois la demande envoyée, vous pouvez vérifier son envoi en cliquant sur l'icône téléphone en début de ligne, et également en modifiant la réservation (la mention une demande de prépaiement a été envoyée apparaît)
- Un paiement refusé (carte du client invalide, fonds insuffisant etc) sera mentionné sur votre cahier par un logo billet rouge
Stripe
Une fois la réservation créée et la CB renseignée par le client, le montant n'est plus modifiable. Si vous modifiez le nombre de personnes, une nouvelle demande avec un nouveau montant ne peut pas être envoyée. La date / heure / nombre de couverts de la réservation qui a déjà un acompte peuvent être modifiés mais le montant ne peut pas être ajusté : sur un autre service, les conditions d'acompte/garantie peuvent être différentes, et la charge déjà capturée sur la carte du client ne peut pas être modifiée
- Pour demander une autre somme en garantie ou acompte, vous devez supprimer la réservation initiale dans Guestonline et en créer une nouvelle (veillez à rembourser l'acompte à votre client avant cette manipulation)
- Pour les réservations en ligne en attente de validation, vous avez 7 jours pour valider la réservation. Au-delà de ce délai, la capture réalisée par Stripe ne sera plus valide. Vous n'aurez plus de garantie/acompte sur la réservation
- Votre client est en droit de contester un paiement, comme n'importe quel paiement réel ou en ligne effectué avec sa carte bancaire. Ceci entrainera un dossier de litige auprès de Stripe auquel vous aurez accès
- Vous disposez d'un accès "lecteur" à Stripe pour consulter vos transactions (si cela n'est pas le cas, contactez-nous). Vous pouvez ainsi consulter vos virements, effectués tous les 3 à 4 jours environ, et regroupant parfois plusieurs transactions (cliquez sur une ligne de virement pour en avoir le détail)
Mise à jour 07/04/2020