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Comment fusionner mes contacts en double ?

Vous prenez régulièrement des réservations, et vos clients réservent également sur votre module en ligne.

Votre base de données commence à s'étoffer, seulement vous réalisez que certains contacts sont en double.

La solution n'est pas de supprimer l'une des fiches de votre client, car vous effaceriez également son historique.

Vous pouvez facilement fusionner deux ou plusieurs fiches clients identiques, et ainsi clarifier votre base de données !

Egalement, si vous envoyez des campagnes emailing ou sms, cela évitera à votre client de les recevoir plusieurs fois. 

Premier cas :

Vous n'avez que quelques doublons, que vous allez gérer manuellement

  • Dirigez vous vers le menu "Contacts" : la liste de tous vos contacts va apparaître :

contacts

  • Saisissez dans la barre de recherches le nom du client créé en double et que vous souhaitez fusionner :

recherche ctc 2

recherche ctc2

  • Ici, nous allons fusionner M. "Toto" qui a deux fiches identiques. Nous savons qu'il s'agit du même contact après avoir vérifié son email et son téléphone par exemple. Cochez les contacts concernés :

coche ctc

  • Puis cliquez sur "Fusionner"

fusion

  • Un masque va s'ouvrir, identique à une fiche client. Notez bien l'information suivante :

créer ctc fusion2

Elle vous indique qu'en double cliquant sur un champ, les informations déjà renseignées sur l'une ou les deux fiches vont apparaître :

Vous pourrez ensuite choisir laquelle conserver lors de la fusion.

Par exemple, en double cliquant sur le champ "nom" :

créer ctc fusion3

Dans notre exemple, nous avions deux numéros de téléphone différents sur chacune des fiches.

En double cliquant sur le champ "mobile", les deux numéros apparaissent :

Cliquez sur celui que vous voulez conserver :

créer ctc fusion4

Vous n'êtes pas obligé de cliquer sur chaque champ !

Si toutes les informations sont identiques, vous pouvez cliquer directement sur "Créer le contact fusionné"

créer ctc fusion

- Enfin, si ce n'est pas déjà fait, cliquez sur "Créer le contact fusionné" :

Voilà, vos contacts sont fusionnés !

Si vous refaites une recherche sur le nom de M. Toto, il n'apparaît plus qu'une fois sur votre liste :

créer ctc fusion5

2/ Second cas :

Vous pensez avoir beaucoup de doublons

  • Dirigez vous vers le menu "Contacts" : la liste de tous vos contacts va apparaître :

contacts

  • Cliquez sur "Gestion des Contacts", puis sur "Rechercher les doublons" :

gestion ctc

rech doublons

  • Une liste des doublons potentiels va apparaître. La recherche s'effectue uniquement sur le nom :

nb doublos

 Attention maintenant à bien prendre en compte les "vrais" doublons des "faux" !

Vous pouvez bien entendu avoir des homonymes, sans qu'il s'agisse de doublons, comme les "Bellencourt" :

bellencourt

qui n'ont en fait pas le même prénom !

faux doublon

  • Prenons comme exemple un vrai doublon, Mme Bely :

vrai doublon

  • Même nom, prénom, téléphone, il s'agit bien de la même personne ! Cliquez simplement sur le bouton "Fusionner" situé près de ses informations : 

fusionner2

  • Vous allez retrouver le masque de détails du contact, comme dans le premier cas (les doublons en petit nombre). Double cliquez sur les champs pour choisir les informations à conserver lors de la fusion :

créer ctc fusion4

  • Enfin, cliquez sur "Fusionner les contacts en doublon" pour valider :

fusionner

  • Vous obtiendrez un message indiquant que l'opération a réussie : 

fusion o

 Si vous utilisez l'application Guestonline iPad, pour que votre base de données clients se mette à jour vous devez procéder à une synchronisation manuelle

(gestion des données > synchroniser maintenant)

Puis "Réinitialiser la base" (sous le bouton "Archive") :

Votre base de données va se recharger dans l'application et prendre en compte le nettoyage de vos doublons.

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