Vous prenez régulièrement des réservations, et vos clients réservent également sur votre module en ligne. Votre base de données commence à s'étoffer, seulement vous réalisez que certains contacts sont en double.
La solution n'est pas de supprimer l'une des fiches de votre client, car vous effaceriez également son historique. Vous pouvez facilement fusionner deux ou plusieurs fiches clients identiques, et ainsi clarifier votre base de données.
Egalement, si vous envoyez des campagnes emailing ou sms, cela évitera à votre client de les recevoir plusieurs fois.
Premier cas : Vous n'avez que quelques doublons, que vous allez gérer manuellement
- Dirigez vous vers le menu Contacts : la liste de tous vos contacts va apparaître
- Cliquez en haut à droite de votre écran sur Gestion des contacts
- Cliquez sur Traiter les doublons
- Ici, nous allons fusionner M. Toto qui a deux fiches identiques. Nous savons qu'il s'agit du même contact après avoir vérifié son email et son téléphone par exemple. Cochez les contacts concernés
- Puis cliquez sur Fusionner
- Une fenêtre va s'ouvrir, identique à une fiche client. L'information suivante apparaît
- Vous pourrez ensuite choisir laquelle conserver lors de la fusion. Par exemple, en double cliquant sur le champ Nom
- Dans notre exemple, nous avions deux numéros de téléphone différents sur chacune des fiches. En double cliquant sur le champ mobile, les deux numéros apparaissent
- Cliquez sur celui que vous voulez conserver
Vous n'êtes pas obligé de cliquer sur chaque champ ! Si toutes les informations sont identiques, vous pouvez cliquer directement sur Créer le contact fusionné
Si vous refaites une recherche sur le nom de M. Toto, il n'apparaît plus qu'une fois sur votre liste
2/ Second cas : Vous pensez avoir beaucoup de doublons
- Dirigez vous vers le menu Contacts : la liste de tous vos contacts va apparaître
- Cliquez sur Gestion des Contacts, puis sur Rechercher les doublons
- Une liste des doublons potentiels va apparaître. La recherche s'effectue uniquement sur le nom
Attention maintenant à bien prendre en compte les vrais doublons des faux. Vous pouvez bien entendu avoir des homonymes, sans qu'il s'agisse de doublons, comme Bellencourt (qui n'ont pas le même prénom)
- Prenons comme exemple un vrai doublon, Mme Bely
- Même nom, prénom, téléphone, il s'agit bien de la même personne. Cliquez simplement sur le bouton Fusionner situé près de ses informations
- Vous allez retrouver la fenêtre de détails du contact, comme dans le premier cas (les doublons en petit nombre). Double cliquez sur les champs pour choisir les informations à conserver lors de la fusion
- Enfin, cliquez sur Fusionner les contacts en doublon pour valider
- Vous obtiendrez un message indiquant que l'opération a réussi
Mise à jour 14/04/2020