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J’ai déjà une liste de clients que je voudrais importer dans Guestonline

Vous possédez déjà une liste de clients, que vous aviez élaboré avant d’avoir Guestonline.

Vous souhaiteriez que ces clients figurent maintenant dans votre outil, afin de suivre leur historique de réservations, et leur envoyer des newsletters ?

Rien de plus simple, importez votre base de données dans Guestonline ! 

  • Rendez vous dans l’onglet « contacts » :
contacts
  • Cliquez sur « gestion des contacts » :
gestion ctc
  • Puis cliquez ensuite sur « télécharger le fichier exemple » :
fichier ex
  • Si vous êtes sous Windows, choisissez où vous voulez l’enregistrer, puis une fois le chargement fait, cliquez en bas de votre navigateur sur le nom du document (ou bien ouvrez le document depuis votre logiciel Excel ou autre tableur) :
enr soustel chgt 
  • Lorsque votre document sera ouvert, vous verrez une première ligne avec les noms des rubriques à renseigner : Nom, prénom etc. Vous devez compléter le document (en supprimant l’exemple de Mr Durand sur la seconde ligne) en suivant cet exemple.
Vous pouvez faire un simple « copier/coller » depuis votre document source, colonne par colonne, tout en laissant bien les informations de la première ligne
(la nature des informations à renseigner)
  • Le minimum d’information obligatoire est le nom de votre client, et s’il accepte ou non les campagnes mail/sms, soit les colonnes : A, M et N. Attention au format : O pour « oui, il accepte les campagnes » et N pour « non, il les refuse ».
  • Vous voulez affecter tous vos contacts à un groupe ? c’est très simple, renseignez le nom du groupe dans la colonne Q
  • Votre contact était déjà créé, et vous l’ajoutez à nouveau via un import ? pas de souci, GuestOnline gère les doublons et mettra à jour votre contact. Le traitement se base sur l’adresse email+numéro de téléphone, donc si votre client est déjà créé avec seulement l’email renseigné et son nom, et que vous l’importez à nouveau avec son nom et numéro de téléphone, il sera créé à nouveau. Mais vous pourrez gérer plus tard vos doublons via la fonctionnalité « gestion des doublons »
  • Pour certains contacts, vous n’avez pas de numéro de téléphone ou d’email ? ne mettez pas « O » dans les colonnes « accepte les mailing » ou « accepte les sms », sinon le système ne comprendra pas et refusera ce contact.
Soyez vigilants vis à vis de la CNIL :
N’indiquez pas que vos contacts acceptent vos campagnes si vous ne leur avait pas demandé ou s’ils avaient refusé.
  • Une fois le fichier renseigné, enregistrez le en format Texte Unicode (Fichier > Enregistrer sous : et changer le format) et retourner sur Guestonline : cliquez sur « Gestion des contacts » puis « importer » :
gestion ctcimporter
  • Choisissez le fichier complété sur votre ordinateur, puis « importer » :
import
  • Le chargement de vos contacts va s’effectuer : une barre de progression va se remplir, au dessus de votre liste de contacts. Lorsqu’elle est complètement verte, l’import est terminé.
import ok
  • Vous pouvez ensuite recliquer sur le bouton « importer » pour récupérer le compte rendu de l’import et le fichier d’erreurs (cliquez sur la phrase en rouge)  :

import fail

> Un autre fichier va se télécharger et vous indiquer les lignes comportant des erreurs

Corrigez les et réimporter votre fichier ensuite.

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