Vous possédez déjà une liste de clients, que vous aviez élaborée avant d’avoir Guestonline. Vous souhaiteriez que ces clients figurent maintenant dans votre outil, afin de suivre leur historique de réservations, et leur envoyer des newsletters ?
- Rendez vous dans l’onglet Contacts
- Cliquez sur Gestion des contacts
- Puis cliquez ensuite sur Télécharger le fichier exemple
- Une fois le téléchargement effectué, ouvrez le document dans votre logiciel Excel ou autre tableur
- Lorsque votre document sera ouvert, vous verrez une première ligne avec les noms des rubriques à renseigner : Nom, prénom etc. Vous devez compléter le document (en supprimant l’exemple de Mr Durand sur la seconde ligne) en suivant cet exemple
- Vous pouvez faire un simple copier/coller depuis votre document source, colonne par colonne, tout en veillant bien à ne pas supprimer les informations de la première ligne (titres des colonnes)
- Le minimum d’information obligatoire est le nom de votre client, et s’il accepte ou non les campagnes mail/sms, soit les colonnes : A, M et N. Attention au format : O pour oui, il accepte les campagnes et N pour non, il les refuse
- Vous voulez affecter tous vos contacts à un groupe ? c’est très simple, renseignez le nom du groupe dans la colonne Q
Astuce : Vous importez un contact déjà existant ? Le traitement de vos contacts se base sur l’adresse email+numéro de téléphone, donc si votre client est déjà créé avec seulement l’email renseigné et son nom, et que vous l’importez à nouveau avec le même nom et numéro de téléphone, il sera créé à nouveau. Mais vous pourrez gérer plus tard vos doublons via la fonctionnalité gestion des doublons
- Pour certains contacts, vous n’avez pas de numéro de téléphone ou d’email ? ne mettez pas O dans les colonnes accepte les mailings ou accepte les sms, sinon le système ne comprendra pas et refusera ce contact
- Une fois le fichier renseigné, enregistrez le en format Texte Unicode (Fichier > Enregistrer sous : et changer le format) ou format .csv
- Retournez sur Guestonline, puis cliquez sur Gestion des contacts
- Choisissez le fichier complété sur votre ordinateur, puis cliquez sur importer
- Le chargement de vos contacts va s’effectuer : une barre de progression va s'afficher au dessus de votre liste de contacts. Lorsqu’elle est complètement verte, l’import est terminé
- Vous pouvez ensuite cliquer à nouveau sur le bouton importer pour récupérer le compte rendu de l’import et le fichier d’erreurs (cliquez sur la phrase en rouge)
Astuce : Un autre fichier va se télécharger et vous indiquer les lignes comportant des erreurs. Corrigez les et réimporter votre fichier ensuite.
Mise à jour le 20/05/2022