Sur Guestonline, 4 types d'accès existent pour vos collaborateurs :
- Manager
- Responsable de salle
- Serveur
- Observateur
Managers, vous êtes en mesure de créer des employés qui bénéficieront de l'un de ces statuts. Ces statuts disposent de droits (ou contraintes) différents. Découvrez le détail plus bas.
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Comment faire ?
Pour créer des accès à chacun de vos employés :
- Cliquez sur l’onglet Réglages > Utilisateurs
- Cliquez ensuite sur Ajouter un utilisateur
- Renseignez obligatoirement un prénom, nom et adresse email
- Attention, un utilisateur = un email. Vous ne pouvez pas utiliser une même adresse email pour plusieurs accès.
- Facultativement, vous pouvez indiquer un numéro de téléphone (encouragé)
- Choisissez le type de droits Ă lui octroyer (cf ci-dessous)
- Pour finir, cliquez sur Créer
La personne pour qui vous avez créé un identifiant va recevoir un email sur l’adresse indiquée.
Il/elle pourra ensuite se connecter et personnaliser son mot de passe. (à garder précieusement Guestonline ne conserve pas cette information).
Il/elle pourra ensuite se connecter et personnaliser son mot de passe. (à garder précieusement Guestonline ne conserve pas cette information).
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I/ L'accès MANAGER:
Un accès manager dispose de tous les droits dans son compte Guestonline, aucune contrainte ne lui est appliquée quant à l'utilisation du logiciel.
II/ L'accès SERVEUR:
Un accès serveur est limité et ne permet pas d’avoir accès à toutes les fonctionnalités de Guestonline (par exemple, l’édition de campagnes, la création d’autres utilisateurs, ...).
Un accès serveur est limité et ne permet pas d’avoir accès à toutes les fonctionnalités de Guestonline (par exemple, l’édition de campagnes, la création d’autres utilisateurs, ...).
- Il peut seulement saisir des réservations, les modifier, les honorer, imprimer.
- Il ne peut pas accéder aux réglages.
- Il ne peut pas utiliser la fonctionnalité "contacter le client"
- Il peut déclencher un remboursement, dans le cas où un acompte a été pris sur une réservation, uniquement si l'annulation respecte le délai fixé dans les réglages.
- Il ne peut pas capturer de caution.
De plus, l'accès serveur n'a accès qu'à ces 3 onglets du back-office :
⚠️Vous pouvez limiter vos employés au respect des contraintes définies sur vos services. Exemple : si votre nombre maximum de couverts est de 4 par réservation (défini dans vos ouvertures), votre employé ne pourra pas saisir une réservation pour 5, ni noter le service complet.
III/ L'accès RESPONSABLE DE SALLE:
L'accès responsable de salle permet de disposer de tous les droits du serveur, mais également :
L'accès responsable de salle permet de disposer de tous les droits du serveur, mais également :
- de répondre ou envoyer un message à un client via le bouton "contacter le client"
- de déclencher un remboursement, même si le délai d'annulation fixé dans les réglages n'a pas été respecté.
- capturer une caution si le client ne s'est pas présenté ou bien si si le délai d'annulation fixé dans les réglages n'a pas été respecté.
IV/ L'accès OBSERVATEUR:
Un observateur ne peut que consulter et imprimer les réservations. Cet accès est destiné par exemple au personnel de cuisine, qui souhaite consulter les réservations d'un service ou son avancée en temps réel (depuis la version ordinateur uniquement, les droits ne sont pas gérés pour l'instant sur le mobile et l'iPad).
Un observateur ne peut que consulter et imprimer les réservations. Cet accès est destiné par exemple au personnel de cuisine, qui souhaite consulter les réservations d'un service ou son avancée en temps réel (depuis la version ordinateur uniquement, les droits ne sont pas gérés pour l'instant sur le mobile et l'iPad).
⚠️ Si vous êtes détenteur de plusieurs établissements, vous pouvez ajouter un utilisateur déjà créé sur un autre de vos restaurants, tant est que vos restaurants soient dans la même "base groupe" (nous contacter à ce sujet).
Mise Ă jour 28/02/2023