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Comment configurer mes horaires de service ?

Voici comment gérer simplement les jours et heures d’ouverture de vos services pour le module Guestonline. Définissez également le nombre de couverts que vous dédiez à la réservation en ligne et découvrez d’autres astuces très pratiques.

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Si vous êtes passés par le formulaire de vente à distance, vous avez déjà donné des heures et jours d’ouverture pour votre établissement.
  • Cliquez ensuite sur « Ouvertures »

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  • Pour ajouter une ouverture, le lundi par exemple, cliquez sur le bouton vert « Ajouter une période » sur la ligne de lundi.

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  • Une fenêtre s’ouvre, précisez s’il s’agit du déjeuner ou du dîner puis cliquez sur « Ajouter une période ».

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  • Par défaut une tranche horaire s’affiche. Cliquez dessus et déplacez les curseurs pour déterminer la période d’ouverture

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  • Définissez la capacité, c’est à dire le nombre de couverts dont vous disposez.

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  • Ensuite, précisez le nombre de jours minimum avant une réservation : si vous notez 3, cela signifie que vous n’acceptez plus de réservations 3 jours avant la date désirée. Si vous indiquez 0, les clients pourront réserver jusqu’au jour même.

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  • Renseignez ensuite l’heure maximum pour la prise de réservation : si vous indiquez 12h00 et 0 au-dessus, vos clients pourront réserver jusqu’à midi, le jour-même. Si le client souhaite réserver hors délai, il n’aura pas de confirmation immédiate et vous devrez valider manuellement la réservation pour ce service (si vous êtes en mode de validation « mixte »). Si vous êtes en mode « manuel », une fois l’heure limite atteinte, il ne pourra plus réserver du tout.

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  • Précisez les nombres minimum et maximum de personnes par réservation. Cette information n’est pas obligatoire !

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  • Vous pouvez définir un « Nombre Max. de réservations » : ce chiffre limite le nombre de réservations en ligne cumulées aux réservations manuelles.

  • Définissez votre mode de validation des réservations : validation automatique, manuelle, ou mixte. Toutes les explications détaillées se trouvent ici.
  • Choisissez les heures réservables. Par défaut, elles sont segmentées par tranches de 15 minutes : vous pouvez les cocher ou décocher.

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Astuce : 
Vous pouvez ajouter un message destiné à vos clients (en français et d’autres langues).
Ils le verront avant la finalisation de leur réservation (le message est aussi repris dans les mails adressés aux clients).
Ce message est intégrable par service (comme ici) ou globalement, pour chaque service et chaque jour, en vous rendant dans l’onglet « Restaurant »ajout_note.png
Enfin, cliquez bien sur « Valider » pour enregistrer le service.

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  • De retour sur le menu général, validez les modifications pour les enregistrer.

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Vous voulez gagner du temps ? c’est simple, il suffit de dupliquer une ouverture !

Vous pouvez dupliquer les informations rentrées précédemment sur tous les autres jours de la semaine :

  • Cliquez sur l’icône Dupliquer ce jour

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  • Une fenêtre s’ouvre : cochez les jours pour lesquels vous souhaitez enregistrer les mêmes horaires puis cliquez sur Dupliquer.

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N’oubliez pas de cliquer sur « Valider » pour enregistrer le service.
 
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Vous pouvez également dupliquer un jour sur une ouverture spéciale, puis ensuite y apporter vos modifications. Par exemple, dupliquez un jour « classique » sur une ouverture spéciale pour le 24 décembre, et supprimez ensuite le dîner.
Vous n’apparaîtrez ouverts que le midi et la configuration ne vous aura pris que quelques secondes !
 
 Si cette fenêtre apparaît après l’enregistrement de vos services, cela signifie que des réservations passées ou à venir ne sont pas dans les périodes définies
 

Vous pouvez :

> Cliquez sur « valider et annuler les réservations sélectionnées » :

seules les réservations cochées seront annulées.

Les clients ayant réservé en ligne recevront un e-mail pour les informer de l’annulation.

 

> Cliquez sur « reprendre l’édition des services » pour modifier à nouveau vos services.

Mise à jour 27/01/17

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