CoverManager : Demander une empreinte bancaire lors de l'enregistrement d'une réservation

Vous voulez sécuriser vos réservations pour vous assurer que vos clients les honorent selon vos conditions ? Envoyez-leur des demandes d'empreinte bancaire et informez-les de votre politique d'annulation avant de confirmer leur réservation !

Première étape : vous devez posséder un compte Stripe pour utiliser le paiement en ligne que nous connecterons pour vous dans votre compte CoverManager. Ensemble nous pourrons alors ajuster votre politique d'annulation et appliquer, selon vos besoins, des demandes d'empreintes bancaires sur les services, horaires ou espaces le nécessitant.

Dans cet article nous verrons comment :

1. Activer l'empreinte bancaire (mise en place)

2. Personnaliser la demande d'empreinte bancaire

3. Envoyer une demande d'empreinte bancaire

4. Identifier le statut "Réservation en attente de paiement"

📖 Articles liés :

• Guide du paiement en ligne
• Le suivi des paiements effectués
• Menu et pré-paiement (acompte)
• Personnaliser le message de demande de paiement (module de paiement)
• Ajuster le délai de paiement qu'a le client pour confirmer sa réservation
• Personnaliser les notifications de réservation envoyées par email

1. Activer l'empreinte bancaire

• Pour créer un compte Stripe, veuillez suivre ce tutoriel.
  
  
• Une fois votre compte Stripe activé, contactez-nous par téléphone au ([phone] entre 10h00 et 13h00 du lundi au vendredi pour que nous procédions à son activation dans votre compte CoverManager.
  
  
• Préparez en parallèle la liste des services, périodes ou horaires nécessitant une demande d'empreinte bancaire et les conditions de prélèvement (politique d'annulation) : délai d'annulation (ex : 48 max avant la réservation, nombre de pax minimum, ...).
  
  

2. Personnaliser la demande d'empreinte bancaire

• Rendez-vous dans les réglages de votre compte, puis accédez à la section Type de réservation, puis Empreinte bancaire :

Dans les champs de sélection vous pourrez définir :

• Le délai minimum pendant lequel vous acceptez l'annulation du client, au delà il sera redevable de la somme capturée.
  
  
• Le montant facturé au client s'il n'annule pas dans le délai minimum configuré.
  

Vous pourrez également définir :

• Le statut d'entrée de la réservation dans votre listing : choisissez de valider manuellement (confirmer) la réservation à partir d'un certain nombre de convives. Ces dernières s'enregistreront avec le statut En attente de confirmation au lieu de Réservation confirmée.

• N'oubliez pas de SAUVEGARDER vos changements en bas de page.

+ Pour aller plus loin :

• Personnalisez le texte affiché sur le module de paiement envoyée au client (message)
• Fixez un délai pour que le client renseigne son moyen de paiement, au delà définissez si la réservation s'annule et libère la table automatiquement.

3. Envoyer une demande d'empreinte bancaire (réservation téléphonique)

• Cliquez sur le bouton Nouvelle réservation, en haut à droite de votre écran, ou bien, plus directement, sur la table de votre choix dans le plan de salle :

• Vous pouvez également éditer simplement une réservation déjà existante et ajouter la demande de paiement :

• La fenêtre de saisie (ou d'édition) de la réservation apparaît. Après avoir renseigné les informations liées à la réservation (à gauche) ainsi que les données du client (à droite) vous êtes en mesure de choisir le Type de réservation.

• Dans le menu déroulant, choisissez Empreinte bancaire :

• Choisissez de notifier votre client de la demande de paiement par l'envoi d'un message email ou sms (vous devez avoir préalablement activé l'envoi de SMS avec notre équipe. Attention, l'envoi d'un sms entrainera un surcoût selon cette tarification) :

4. Le statut "Réservation en attente de paiement"

• Par défaut, le statut En attente de confirmation est configuré de couleur orange dans la gestion des Tags (statuts). Vous pouvez éditez et personnaliser ces tags si nécessaire :

• Une fois la demande de paiement envoyée, voici le statut de la réservation concernée dans votre listing (carte bancaire demandée sur fond orange) : 

• Dans le plan de salle, la table associée s'est également colorée de la même couleur :

• Vous disposez désormais d'une notification permanente dans le centre des notifications (accessible depuis toutes les versions de l'application) qui vous indique que vous disposez d'une réservation en attente de CB, la date butoir de saisie y est indiquée :

• Si la carte bancaire n'est pas saisie à temps par votre client, le statut de la réservation change automatiquement dans votre listing :

Besoin d'être guidé sur les fonctionnalités principales de l'outil ? Nous avons tout préparé pour vous dans ce guide qui vous explique les basiques de Guestonline Neo et vous accompagne dans la prise en main de l'outil au démarrage. Téléchargez notre guide 👇

N'oubliez-pas que notre équipe est à votre écoute 7/7 en cas d'urgence. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question :  ([phone].